UPUTE ZA mUPRAVITELJ – mobilnu aplikaciju

Mobilna aplikacija namjenjena je prvenstveno korištenju na terenu ,  omogućava dohvat postojećih i  unos novih podataka u bazu podataka Upravitelja.

Za korištenje aplikacije je potreban mobilni telefon sa instaliranim minimalno ANDROID 8.0 ( OREO ) operativnim sustavom

Klikom na ikonu aplikacije na mobilnom Android uređaju otvara se ekran za prijavu u sustav..

 

Upišemo korisničko ime i zaporku ( isti podaci definirani u katalogu Djelatnici ) .

Nakon toga odaberemo da li se spajamo iz UREDA ( putem WI-FI veze ) ili sa TERENA  putem mobilne mreže, (u tom slučaju morate imati omogućeno korištenje mobilnih podataka na Vašem Android mobitelu ili tabletu)

Na serveru je vidljivo da se korisnik spojio putem mobitela….

Ukoliko postoje problemi sa prijavom u sustav tada se na dnu stranice pojavi upozorenje

Upozorenje da je potrebno instalirati novu .apk aplikaciju klijenta

U slijedećem primjeru sustav upozorava da korisnik koji se prijavio NEMA pravo korištenja mobilne aplikacije jer mu nije dodijeljeno ovlaštenje za to u katalogu DJELATNICI 

Nakon  prijave u sustav Upravljanje zgradama i automatskog povezivanja sa serverom,  otvara se izbornik alata mobilne aplikacije.

Odabirom odgovarajuće ikone biramo alat koji želimo koristiti.

DOSTUPNI ALATI:

  1. Info o zgradi – bitne informacije o zgradi
  2. Hitna intervencija – unos hitnih intervencija i kvarova za vrijeme dežurstva van radnog vremena , nedjeljama i praznicima
  3. Dnevnik zgrade – unos intervencija, izrada zapisnika sa potpisivanjem
  4. Godišnji pregled zgrade – izrada zapisnika za godišnji pregled zgrade
  5. Poslovni partneri – pretraživanje poslovnih partnera sa podacima i mogućnošću slanja e-maila i glasovnih poziva
  6. Program upravljanja – uvid u godišnje programe upravljanja
  7. Dužnici – ispis dužnika na zgradi sa pojedinačnim uvidom u neplaćena zaduženjia za svakog dužnika
  8. Stanje i rekapitulacija – financijska kartica zgrade sa rekapitulacijom po vrstama prihoda i troškova -TRENUTAČNI SALDO RAČUNA PRIČUVE ZGRADE
  9. Objekti na upravljanju – menagersko izvješće o portfelju zgrada kojima Upravitelj upravlja

 

Iz sustava se odjavljujemo pritiskom na tipku VRATA ( sa strelicom )

Alat pomoću kojega dobivamo uvid u osnovne informacije o zgradi…

Prvo odaberemo zgradu…

  1. upišemo dio naziva
  2. pritisnemo na zgradu za koju želimo dobiti uvid u  osnovne informacije( duži pritisak otvara zgradu )
  3. pritisnemo ODABERI

  1. pritiskom na adresu zgrade otvara se lokacija na kojoj se zgrada nalazi

slijedi informacija o visini ugovorene pričuve, mjesečnog zaduženja svih prostora zgrade te prosjek naplate u zadnjih pola godine

…slijedi informacija o predstavniku suvlasnika,

1. odabirom tipke E-MAIL otvara se e-mail aplikacija na mobitelu koja omogućava slanje e-maila predstavniku suvlasnika a kopija se automatski šalje na e-mail referenta zgrade

2. odabirom tipke TELEFON otvara se aplikacija na mobitelu kojom pozivamo predstavnika odabrane zgrade

…slijedi informacija o referentu zgrade, kojem možemo poslati e-mail ukoliko on ne obavlja očevid već dežurni referent.

…slijede informacije o IBANU pričuve, godini izgradnje zgrade, da li je provedeno etažiranje, datum od kada je zgrada na upravljanju, kada je obavljen zadnji pregled na zgradi te broj aktivnih ovrha na zgradi.

Također je na kraju ispisan sadržaj polja NAPOMENA koje se nalazi na osnovnom ekranu zgrade.

Postoji mogućnost uvida u podatke o :

Također na kraju se nalazi popis svih vlasnika posebnih prostora sa šifrom prostora u vlasništvu, položajem prostora u zgradi, te mogućnost upućivanja poziva mobitelom i slanja e-maila suvlasnicima za koje su ti podaci unešeni u Bazu Obveznika…

 

Za povratak na meni ALATI ……

 

Ovo je primarni alat koji služi za unos hitnih intervencija i kvarova za vrijeme dežurstva van radnog vremena , nedjeljama i praznicima

FAZA 1 – Odabir zgrade

  1. Prvo moramo pretražiti bazu podataka upisom dijela adrese zgrade na kojoj postoji potreba za hitnom intervencijom
  2. Označimo zgradu sa filtriranog popisa
  3. Pritiskom tipke sa kvačicom potvrdimo odabir zgrade

FAZA 2 – Unos podataka 

  1. Sustav automatski prepoznaje dežurnog referenta
  2. Sustav upisuje odabranu zgradu
  3. Sustav upisuje referenta zgrade
  4. Status hitne intervencije je označen crvenom bojom – NERJEŠENO
  5. Odaberemo suvlasnika sa popisa ili upišemo osobu koja prijavljuje kvar
  6. Sustav povlači telefon , a ako ga nema upišemo ga
  7. Sustav povlači e-mail suvlasnika ako ga nema upišemo ga
  8. Upisujemo opis nastalog kvara koji treba hitno otkloniti
  9. Odabiremo sa popisa o kojoj vrsti rada se radi
  10. Odaberemo kooperanta koji obavlja popravke za odabranu vrstu rada
  11. Pritiskom na tipku STRELICA šaljemo podatke u Bazu podataka koji se evidentiraju u DNEVNIK ZGRADE

 

FAZA 3  – Slanje zahtjeva za hitnom intervencijom

Sustav priprema dokumenat prijave Hitne intervencije u PDF formatu, koji će biti poslan kao privitak (attachment) putem e-maila.

 

  1. E-mail dežurnog referenta
  2. E-mail kooperanta
  3. E-mail predstavnika suvlasnika
  4. E-mail referenta zaduženog za tu zgradu
  5. E-mail suvlasnika kod kojeg postoji potreba za hitnom intervencijom
  6. broj pod kojim je Hitna intervencija evidentirana u Dnevniku zgrade
  7. privitak sa Prijavom hitne intervencije

 

 

FAZA 4 – Slanje SMS poruke izvoditelju radova

Ideja mobilnog dnevnika je u tome da se sa terena referent zgrade može spojiti i pogledati NERIJEŠENE stavke, ali i da može DODATI STAVKU dnevnika koja prethodno nije upisana.

 

Mobilna aplikacija omogućava  izradu Zapisnika sa očevida,

koji na kraju potpisuje suvlasnik kod kojeg je očevid obavljen i referent  Upravitelja,

Potpisat se može prstom na ekranu mobitela ali preporučamo korištenje penkale sa gumenim vrhom

DODAVANJE FOTOGRAFIJA uz zapisnik sa očevida

1 SNIMANJE FOTOGRAFIJE

Automatski se otvara aplikacija kamere u mobitelu , te prema potrebi podesimo parametre, uključimo blic ako je potrebno….ipritisnemo tipku za snimanje.

Pregledamo snimljenu fotografiju…

2 DODAVANJE FOTOGRAFIJA

Ukoliko ste PRIJE izrade zapisnika poslikali fotografije u tom slučaju ćete ih odabrati iz galerije u mobitelu

te slanje zapisnika zajedno sa snimljenim slikama iz galerije mobitela putem elektronske pošte i SUVLASNIKU  i UPRAVITELJU !

Zapisnik dostavljen putem e-maila  ima naziv koji se sastoji od broja stavke i godine Dnevnika zgrade. Nakon dolaska sa terena  e-mail zajedno sa Zapisnikom i slikama u attachmentu spremamo u folder ZAPISNICI . U folderu ZAPISNICI lako možemo , kad nam to zatreba, po broju dnevnika naknadno pronaći dokumentaciju.

 

Ovaj alat služi za izradu zapisnika prilikom godišnjeg pregleda zgrade

 

 

.

  1. Adresa zgrade koju smo odabrali i na kojoj se obavlja godišnji pregled zagrade a koju smo prethodno odabrali sa popisa svih aktivnih zgrada 
  2. Datum zadnjeg pregleda zgrade
  3. Povlači Prezime i Ime ovlaštenog predstavnika zgrade  .
  4. Povlači Prezime i Ime referenta zgrade
  5. Možemo upisati Prezime i Ime ostalih prisutnih ili ime drugog referenta Upravitelja, onog  koji obavlja godišnji pregled zgrade
  6. Upisujemo uočene nedostatke koje je potrebno sanirati
  7. Unosimo buduće investicije i radove koji se planiraju u slijedećem razdoblju
  8. Upisujemo da li objekt ima hidrantsku mrežu
  9. Upisujemo broj PP aparata
  10. Upisujemo da li na objektu postoji SPRINKLER sustav za gašenje požara
  11. Upisujemo ostale uređaje ili predmete održavanja
  12. Mjesto na kojem se potpisuje ovlašteni predstavnik nakon obavljenog godišnjeg pregleda zgrade
  13. Mjesto na kojem se potpisuje referent upravitelja  nakon obavljenog godišnjeg pregleda zgrade
  14. Datum obavljenog pregleda zgrade ( može se promijeniti prilikom unosa )
  15. Pritiskom na ikonu sa strelicom ( papirnati avion ) pošaljemo zapisnik putem elektronske pošte na e-mail referenta zgrade ( možemo dodati neki drugi e-mail po želji )

IZGLED ZAPISNIKA

 

Svakodnevno se događa da prilikom očevida na zgradi moramo provjeriti da li su potrebni radovi za koje smo pregledom ustanovili da su nužni , predviđeni važećim godišnjim programom.

  1. Odaberemo zgradu
  2. Odaberemo godinu programa
  3. Pritisnemo PRIKAŽI

 

  1. Pritiskom na ikonu otvaramo lokaciju zgrade
  2. Osnovni podaci programa
  3. Obračunske površine
  4. Prikaz stavaka programa

Pomoću ovog alata možemo za svaku aktivnu zgradu dobiti uvid u stanje računa te rekapitulaciju prihoda i troškova

  1. Odaberemo zgradu
  2. Odredimo od kojeg datuma
  3. Odredimo do kojeg datuma
  4. Želimo li uključiti i nedospjele račune u izvješće

 

 

Troškovi u tabeli prikazani su sa negativnim predznakom…

Dužnici su nažalost veliki problem svake zgrade a samim time i  Upravitelja, te je od izuzetnog značaja pokušati svakom prilikom naplatiti dug. Zbog toga je važan dostup ažurnim podacima o dužnicima direktno sa terena, prije, ili tijekom očevida.

Upravo to alat DUŽNICI aplikacije mUpravitelj omogućava….

Prvo potražimo zgradu za koju tražimo popis dužnika…

Ispisuje se lista dužnika sa iskazanim UKUPNIM DUGOM prema zadanom kriteriju opsega pretraživanja.

Dužim pritiskom na ime dužnika otvara se lista NEPLAĆENIH ZADUŽENJA sa prikazanim mjesecom zaduženja te iznosom pojedinog duga

Ovaj alat služi za pretraživanje poslovnih partnera kada smo na terenu

PRETRAŽIVANJE

Ukoliko tražimo podatke o Poslovnom partneru upišemo minimalno TRI početna znaka naziva u polje označeno brojem 1 i pritisnemo ikonu označenu brojem 2

Ukoliko želimo pronaći izvoditelje koji u svom nazivu imaju karakterističnu riječ u DIJELU NAZIVA ( u primjeru su to INSTALACIJE ) postupamo na slijedeći način:

LOKACIJA – TELEFON – SLANJE E-MAILA

  1. pritiskom na adresu otvaramo Google maps sa lokacijom sjedišta poslovnog partnera

 

2. odabirom tipke TELEFON otvara se aplikacija na mobitelu kojom pozivamo poslovnog partnera

3) odabirom tipke E-MAIL otvara se e-mail aplikacija na mobitelu koja omogućava slanje e-maila poslovnom partneru

 

Ovaj alat služi za prikaz podataka o zgradama, ulazima, prostorima površinama, naknadi upravitelja te prosjeka visine ugovorene pričuve kao i prosječne naknade upravitelja korisnika aplikacije i spada u grupu menađerskih izvješća

Pomoću ovog alata možemo mijenjati postavke mobilne aplikacije

 

APK (Android Package Kit) vrsta je datoteke koja instalira aplikaciju za Android operativni sustav. APK  je poput datoteke koju pokrećete za instaliranje programa na Windows operativnom sustavu   (poznata i kao izvršna datoteka (EXE) za Windows ili instalacijski paket (PKG) za Apple Mac).

U ovom slučaju, APK datoteka je  instalacijska datoteka koju kliknete za instaliranje aplikacije mUpravitelj na Vaš Android uređaj.

Pripremite svoj Android uređaj

Budući da vaš telefon smatra da je bilo koji program izvan Google Play-a “nepoznata aplikacija”, morate narediti svom telefonu da vam omogući instalaciju nepoznatih aplikacija.

 

Nakon što ste na mobitel preuzeli instalacijsku datoteku mUpravitelj.apk kliknite na nju i započet će se proces automatske instalacije …

Nakon instalacije sustav će Vas obavijestiti da je aplikacija instalirana

 

..a na ekranu instaliranih aplikacija pojavit će se ikona aplikacije

 

Nakon toga potrebno je podesiti inicijalne postavke IP adresa….

 

Važnost  evidencije i posjedovanja odgovarajuće dokumentacije : zapisnika sa pregleda zajedničkih ili posebnih dijelova zgrade, očevida na terenu , procjena štetnih događaja , primopredaje radova, poznata je svakom Upravitelju.

Još je važnije brzo i jednostavno doći do tih podataka  kada to zatreba . Zato tijekom svakog očevida treba sačiniti zapisnik , zatražiti ovjeru potpisom stranke , te podatke zajedno sa slikama pohraniti u arhivu.

Prednost najnovijih tehnologija je da nam omogućava da cijeli ured nosimo sa sobom u džepu.