Suvlasničke stranice

Svaki suvlasnik mora se PRVI PUTA REGISTRIRATI

Da bi registracija bila uspješna u bazi podataka Upravitelja prethodno mora biti upisan OIB suvlasnika kao i  e-mail suvlasnika koji postaje KORISNIČKI RAČUN kojim se suvlasnik prijavljuje kako bi se mogla izvršiti provjera da li je osoba koja se prijavljuje zaista suvlasnik

Suvlasnik sam zatim određuje  svoju zaporku koju dva puta upisuje  brigu o tome da zaporka MORA sadržavati jedno veliko slovo,jedno malo slovo barem jedan broj i minimalno šest znakova

Ukoliko sustav provjerom ustanovi da u bazi Upravitelja nedostaju podaci koje je suvlasnik upisao prilikom pokušaja registracije, pojavit će se upozorenje  o tome.

Pritiskom na tipku otvorit će se FORMA ZA PRIKUPLJANJE PODATAKA o suvlasniku koje je potrebno popuniti .

Predstavnik suvlasnika registrira se u Suvlasničke stranice na isti način kao i svaki drugi suvlasnik kako bi odredio zaporku kojom će pristupati podacima prostora u svom vlasništvu, podataka o zgradi na  koje ne vide svi suvlasnici .

Sustav povezuje predstavnika sa zgradom temeljem unosa na ekranu zgrade....

Ukoliko Predstavnik suvlasnika želi da se njegov osobni e-mail preko kojeg se registrira u Suvlasničke stranice ne vidi u podacima zgrade na Suvlasničkim stranicama , u tom slučaju moramo upisati službeni e-mail u Bazu podataka i naravno Ažurirati matične podatke

Na suvlasničkim stranicama pojavljuje se  Email predstavnika 

Nakon uspješne registracije suvlasniku koji se registrirao Sustav će dostaviti link putem e-maila kojim se registrirao te je potrebno da klikom na link potvrdi da je zaprimio poruku, tek tada će biti do kraja provedena registracija.

Osnova autentifikacijskog sustava je e-mail suvlasnika koji postaje korisnički račun. Na njega se vežu svi prostori u vlasništu tog suvlasnika  te preko njih podaci o zgradi ( zgradama )

Da bi se prijavio na stranice,  suvlasnik na ekranu za prijavu upisuje svoje ime (mail) i zaporku.

Ukoliko se suvlasnik pokuša prijaviti krivim e-mailom ( korisničkim računom ) sustav će obavijestiti da korisnički račun ne postoji.

Ako suvlasnik zaboravi zaporku može zatražiti da mu se ponovo pošalje nova

Da bi sustav mogao prikazati izvješće za zgradu WEB STATUS zgrade mora biti AKTIVNA...

Kontrolna ploča omogućava podešavanje SUVLASNIČKIH STRANICA a pristupamo joj pritiskom tipke SUVLASNIČKE STRANICE ASSIST - IT na meniju WEB

Pomoću Kontrolne ploče podešavaju se načini kako i koja izvješća će se prikazivati na Suvlasničkim stranicama. Također se zadaje NAREDBA Sustavu da ažurira podatke a nakon toga provede osvježavanje stranica.

Cijeli sustav je u potpunosti automatiziran i ne zahtjeva od korisnika poznavanje WEB dizajnu namijenjenih aplikacija.

1. Mogućnost izbora koja izvješća želimo prikazati na Suvlasničkim stranicama
2. Određujemo da li je izvješće vidljio svim suvlasnicima ili samo predstavniku suvlasnika
3. Definiramo za KOJE RAZDOBLJE želimo da izvješće bude formirano
4. Prije svakog RUČNOG ažuriranja Suvlasničkih stranica potrebno je izvršiti pretraživanje dužnika na meniju DUŽNICI jer će se ti podaci prenijeti na WEB server ASSIST-TI prilikom ručnog ažuriranja stranica
5. Prikazujemo zadnji važeći godišnji program
6. Prikazujemo usporedbu plana i realizacije plana u razdoblju
7. Prikazuju se izvješća za svaki prostor kojime upravljamo
8. Odabir datuma sa kojim će se izvješća ažurirati
9. Važeći tečaj konverzije Kune u Euro
10. Ovdje se prikazuje datum zadnjeg PRETHODNOG ažuriranja stranica

TIPKE NA DNU KONTROLNE PLOČE

E)  SPREMI PODATKE

Tipka služi za spremanje podataka ukoliko ste vršili promjene na kontrolnoj ploči i obavezno u treba pritisnuti nakon provedenih promjena ( naravno, samo ako ih je bilo

F)  UKLONI OZNAČENA IZVJEŠĆA

Pritiskom na tipku biti će obrisana SVA izvješća koja se nalaze na WEB serveru označena kvačicom a prethodno su bila poslana na server

G) AŽURIRAJ SAMO MATIČNE PODATKE

Ažurirat će se samo matični podaci ZGRADA, PREDSTAVNIKA i SUVLASNIKA.

Obavezno se ažuriraju matični podaci prilikom SVAKE DOPUNE PODATAKA u bazi temeljem dostavljene popunjene forme za dopunu podataka od strane suvlasnika kojeg je Sustav odbio prilikom registracije jer je nedostajao OIB i / ili e-mail.

H) AŽURIRAJ STRANICE

Pritiskom na tipku pokreće se RUČNO ažuriranje stranica na WEB SERVER ( nije potrebno raditi ako je UKLJUČENO AUTOMATSKO OSVJEŽAVANJE STRANICA )

1.  sustav će automatski sve potrebne podatke iz baze podataka upravitelja prenijeti na WEB server ASSIST-TI kojom prilikom će PREGAZITI PRETHODNE ( stare ) STRANICE. Tijek samog procesa ažuriranja stranica prikazan je statusnom trakom , a vrijeme potrebno za prijenos podataka ovisi o količini podataka ( zgrada,prostora) i brzini Internetske veze .
2. Kad je ažuriranje Suvlasničkih stranica završeno Sustav će vas o tome obavijestiti porukom : Dostava novih podataka na web je završena, pokrenuto je osvježavanje stranica.

Postavke po izvješćima omogućavaju fino podešavanje načina prikaza pojedinog izvješća za zgradu na Suvlasničkim stranicama

Sustav omogućava automatsko slanje podataka na WEB server . Podešavanja se vrše na ovom ekranu

1. Aktiviramo ukoliko želimo automatsko osvješavanje stranica
2. Automatski prikaz datuma zadnjeg uspješnog osvježavanja
3. Podešavanje frekvencije osvježavanja
4. Podešavanje vremena kad će se stranice osvježiti
5. Unos e-maila na koji će Sustav poslati obavijest o izvršenom osvježavanju

Alati dostupni Upravitelju za rad sa Suvlasničkim stranicama

1 ) DOKUMENTI ZGRADE

Ovaj alat omogućava  upload dokumenata o zgradi (uporabna dozvola, građevninska dozvola, certifikati i t.d.) kako bi se suvlasnicima omogućilo da sami dođu do dokumenata bez poziva ili pisanja zahtjeva upravitelju.

Na KONTROLNOJ PLOČI Suvlasničkih stranica dodana je tipka Dokumenti zgrade koja otvara stranicu za upravljanje dokumentima. Na toj stranici vidite trenutnu listu dokumenta, možete ih dodavati, zamijeniti ili brisati

1. Prvo odaberite datoteku sa vašeg računala (ili mreže ) koju želite postaviti na suvlasničke stranice
2. Upišite naziv koji će se prikazati kao link na datoteku
3. Pritisnite POSTAVI i datoteka će biti uploadana na Assist-IT WEB stranice
4. Ukoliko želite možete obrisati datoteku pritiskom na ikonu kante za smeće

Nakon uspješnog uploada biti ćete obaviješteni porukom

Broj dokumenata nije ograničen, no ukupna veličina svih datoteka ne smije prijeći 3.0 MB PO ZGRADI.

Ukoliko ste premašili ukupnu maksimalnu dopuštenu veličinu sustav će vas upozoriti porukom

Nakon uspješnog uploada datoteka provjerite izgled stranice .

Pritiskom ikone za download sustav preuzima i sprema datoteku u lokalni folder Preuzimanja ( Download ) a korisnik može otvoriti datoteku na ekranu svog računala

2)  OBAVIJESTI SUVLASNICIMA

Omogućeno je stavljanje/brisanje obavijesti na Suvlasničke stranice za pojedinu zgradu. Funkcionalnost je dodana na ekran Suvlasničke stranice - Assist IT na list Dokumenti i obavijesti. Na isti ekran premještena je i tipka Dokumenti na suvl. stranicama koja se je prije nalazila na ekranu Zgrade.

Kada odaberemo tipku Obavijesti suvlasnicima .....

....otvara se ekran za unos obavijesti suvlasnicima koje želimo publicirati na Suvlasničke stranice.

Unosimo tekst nove obavijesti koju možemo formatirati po želji...

Nakon što smo unijeli tekst moramo pritisnuti tipku 1) Objavi

Na dnu stranice nalazi se lista svih obavijesti za zgradu

2) datum i vrijeme objavljivanja obavijesti te naslov obavijesti

3) Ukoliko želite izmijeniti ili dopuniti sadržaj poruke možete pritisnuti ikonu olovke

4) Ukoliko želite obrisati poruku to možete učiniti pritiskom na ikonu Kanta za otpatke

Na Suvlasničkim stranicama to izgleda ovako...

3)  LISTA SUVLASNIKA

Popis svih registriranih suvlasnika i njihov postotak u odnosu na suvlasničke udjele

4)  ANEX MVU za digitalno glasanje

Nakon što zgrada ugovori mSuvlasnik uslugu i suvlasnici potpišu aneks MVU o priznavanju glasovanja (odlučivanja) putem mobitela (digitalno), potrebno je evidentirati koji suvlasnici su se odlučili za taj način donošenja odluka odnosno potpisali aneks MVU.

Zbog toga je na kontrolnoj ploči Suvlasničke stranice – Assist IT dodana je tipka Aneks MVU za digitalno glasovanje koja otvara stranicu gdje će upravitelj evidentirati sve suvlasnike koji su POTPISALI anex.

Evidencija suvlasnika koji su potpisali ANEX MVU za digitalno glasanje

Na istome mjestu moguće je i naknadano dodati odnosno ukloniti ovu mogućnost pojedinom suvlasniku ukoliko je došlo do promjene vlasništva nad prostorom, nakon što novi vlasnik potpiše posebnu IZJAVU o tome da se slaže da se uvaži njegov glas dat digitalnim putem .

Svakom novom suvlasniku prilikom promjene podataka o vlasništvu nad posebnim dijelom nekretnine potrebno je ponuditi da potpiše vlastoručno izjavu da daje suglasnost o priznavanju glasovanja putem mobitela

5)  NEREGISTRIRANI PREDSTAVNICI

Lista se ispisuje u Excelu sa popisom NEREGISTRIRANIH predstavnika i sa njihovim e-mailom

Ukoliko u osnovnim podacima nedostaje OIB ili e-mail sustav će ponuditi formu za prikupljanje podataka potrebnih za registraciju suvlasnika

Nakon što formu zaprimite putem e-maila postupak unosa podataka prikazan je u slijedećem dijagramu toka

Svaki suvlasnik na stranici može dobiti uvid u podatke o zgradi u kojoj se prostori u njegovom vlasništvu nalaze, također može vidjeti podatke o svakom prostoru kao i nepodmirena dugovanja za svaki pojedini prostor

Za svaki prostor odabirom taba DUGOVANJA suvlasnik dobiva uvid u zaduženja koja nisu podmirena.

Ukoliko to želi, suvlasnik može pritiskom na tipku ŽELIM PLATITI otvoriti ispis sa 2D barkodom koji omogućava plaćanje putem mobilnog bankarstva

Otvorite ekran OBVEZNICI i po prezimenu potražite suvlasnika

Nakon toga pritiskom na tipku SUVL.STRANICE ukoliko je suvlasnik registriran otvorit će se ekran u web pregledniku onako kako ga registrirani suvlasnik vidi.

Ako pak suvlasnik nije registriran u web pregledniku pojavit će se obavijest

Drugi način provjere registriranog suvlasnika je preko LISTE SUVLASNIKA

Ukoliko želite stranice možete ažurirati i  RUČNO !

U tom slučaju procedura slanja podataka na web radi se u dva koraka

PRVI KORAK

Obavezno pokrenuti pretraživanje dužnika SVE ZGRADE OD 1 KUNE I 1 KAŠNJENJA

DRUGI KORAK

Pokrenuti prijenos svih podataka potrebnih za izvješća na WEB server pritiskom na tipku AŽURIRAJ STRANICE

Zavisno od brzine veze na Internet ažuriranje može potrajati NE PREKIDAJTE GA !!!

Kad ažuriranje bude gotovo pojavit će se obavijest da je dostava završena..

Ukoliko suvlasnik promijeni svoj e-mail mora o tome obavijestiti Upravitelja

Upravitelj briše u bazi stari e-mail i upisuje novi.

Suvlasnik se nakon toga mora PONOVO REGISTRIRATI u sustav sa svojim OIBom i NOVIM E-MAILOM 

Nakon toga dobit će autorizacijski e-mail na novi e-mail koji treba kliknuti i time potvrditi registraciju

Suvlasnik se zatim prijavljuje u sustav sa novim e-mailom i lozinkom koju je odredioprilikom registracije

 

Sukladno GDPR-u i odredbi o "Pravu na brisanje ("pravo na zaborav")” ukoliko suvlasnik proda svoju nekretninu u trenutku kada UPRAVITELJ u bazi izvrši promjenu , prilikom PRVOG ažuriranja matičnih podataka ili PRVOG Ažuriranja stranica AUTOMATSKI će se obrisati registracija tog suvlasnika i on više neće moći pristupati podacima

Ukoliko suvlasnici zgrade otkažu ili raskinu ugovor sa Upraviteljem, nakon što ZGRADU u bazi UPRAVITELJ označi WEB STATUS NEAKTIVAN

prilikom prvog osvježavanja suvlasničkih stranica registracije SVIH SUVLASNIKA TE ZGRADE obrisat će se i oni više neće moći pristupati podacima !